¿Sabemos organizar eventos?
Por Sonsoles Martín. Directora de Formación en Grass Roots.
En épocas de bonanza económica se ha abusado de la “innovación” en perjuicio de los objetivos y/o resultados en lo que a realización de eventos se refiere. Grass Roots, multinacional enfocada en ayudar a las organizaciones a mejorar sus resultados empresariales, afirmó que era tan importante el mensaje a transmitir, las habilidades a desarrollar y los conceptos a trabajar como el pasárselo bien.
Así, hemos visto que se llamaba “trabajar en equipo” a cualquier actividad como paseos en globo, futbolines gigantes, catas de vino, conciertos o risoterapia. Todas estas actividades resultan adecuadas para crear un ambiente distendido y disfrutar de una experiencia única pero, ¿era ese realmente el objetivo? ¿Resulta justificada hoy por hoy la inversión?
Para llevar a cabo una buena organización y lograr unos resultados medibles, Sonsoles Martín, directora de formación de Grass Roots, propone unas claves a tener en cuenta a la hora de organizar un evento empresarial ajustándonos a los costes.
1. Tener claros los objetivos antes de comenzar la organización del evento para poder medir los costes.
2. Definir las agendas en función del objetivo y no de los ponentes disponibles o del presupuesto.
3. Ajustar los tiempos y limitar las jornadas a las necesidades reales; ni muy holgado, ni una agenda estresante.
4. Equilibrar los contenidos asociando las partes más teóricas a alguna dinámica o actividad.
5. Ser creativos, no dar por hecho que el contenido es aburrido de por sí; siempre podemos presentarlo de forma más atractiva sin que suponga un coste adicional.
6. Desarrollar actividades que pongan en juego las capacidades, habilidades y experiencias de los participantes para sacar el mayor provecho de su talento.
7. Trabajar en profundidad las conclusiones. Los participantes tienen que comprobar claramente cómo se aplica a su día a día.
8. “Llevarse tarea”. Todo debe desembocar en un plan de acción individual para alcanzar el objetivo común aprovechando las sinergias con otras áreas. Es decir, que todos y cada uno asuman su compromiso y se traduzca en acciones y resultados reales a corto plazo.